Rất nhiều người bước vào một cuộc đàm phán quan trọng chỉ với một con số mong muốn trong đầu và hy vọng mọi chuyện diễn ra suôn sẻ. Nhưng nếu không có một khung chuẩn bị đàm phán rõ ràng, người đàm phán rất dễ rơi vào hai thái cực: nhượng bộ quá sớm vì lo ngại làm mất lòng đối phương, hoặc giữ lập trường quá cứng nhắc đến mức khiến cuộc đàm phán đi vào bế tắc.
Một trong những nền tảng quan trọng để chuẩn bị cho đàm phán đến từ phương pháp đàm phán theo nguyên tắc, được Roger Fisher và William Ury trình bày trong cuốn “Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In” (1991), nay là một phần của Chương trình học về Đàm phán tại Trường Luật Harvard. Phương pháp này đặt trọng tâm vào việc tách con người khỏi vấn đề, tập trung vào lợi ích thay vì lập trường, đồng thời sử dụng các tiêu chuẩn khách quan để tìm kiếm thỏa thuận.
Từ nền tảng này, những khái niệm như BATNA, WATNA và ZOPA trở thành các công cụ hữu ích giúp người đàm phán xác định phương án thay thế, giới hạn có thể chấp nhận và phạm vi có khả năng đạt được thỏa thuận. Đây cũng là những nội dung quan trọng trong việc phát triển kỹ năng đàm phán và xây dựng một quy trình chuẩn bị có hệ thống, thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm hoặc khả năng ứng biến.
Đàm Phán “Mềm” Và Đàm Phán “Cứng”
Trước khi đi vào các công cụ cụ thể, Fisher và Ury chỉ ra một điều quan trọng: phần lớn mọi người đàm phán theo một trong hai phong cách thuộc nhóm “đàm phán theo lập trường” (positional bargaining), và cả hai đều tồn tại những hạn chế đáng kể.
Đàm phán “Mềm” (Soft bargaining) ưu tiên duy trì mối quan hệ hơn việc bảo vệ lợi ích. Người đàm phán có xu hướng nhượng bộ sớm, tránh xung đột và dễ chấp nhận những điều khoản chưa thực sự có lợi chỉ để giữ hòa khí.
Đàm phán “Cứng” (Hard bargaining) là khi một bên xem cuộc đàm phán như một cuộc cạnh tranh phải giành phần thắng. Người đàm phán giữ lập trường mạnh, gây áp lực và coi nhượng bộ là dấu hiệu của sự yếu thế. Cách tiếp cận này có thể tạo lợi thế trong một cuộc đàm phán cụ thể, nhưng cũng có thể làm tổn hại quan hệ và ảnh hưởng đến những lần hợp tác tiếp theo.
Thay vì lựa chọn giữa hai thái cực, Fisher, Ury và Bruce Patton đề xuất đàm phán theo nguyên tắc (principled negotiation), dựa trên những giá trị thực chất của vấn đề. Phương pháp này tập trung vào bốn nguyên tắc: tách con người khỏi vấn đề, tập trung vào lợi ích thay vì lập trường, tạo ra nhiều phương án trước khi lựa chọn và sử dụng các tiêu chí khách quan để đánh giá thỏa thuận.
Nói ngắn gọn, đàm phán theo nguyên tắc không yêu cầu người đàm phán phải mềm mỏng hay cứng rắn, mà hướng đến việc cứng rắn với vấn đề và mềm mỏng với con người. Đây cũng là nền tảng quan trọng để xây dựng một khung chuẩn bị đàm phán có hệ thống và phát triển kỹ năng đàm phán trong môi trường doanh nghiệp.
Bốn Thuật Ngữ Nền Tảng Cần Nắm Trước Khi Bước Vào Bàn Đàm Phán
Để áp dụng đàm phán dựa trên nguyên tắc vào thực tế, người đàm phán cần chuẩn bị trước bốn yếu tố sau, đây chính là phần việc quan trọng nhất, thường quyết định kết quả đàm phán trước cả khi cuộc trò chuyện chính thức bắt đầu.
BATNA – Phương Án Thay Thế Tốt Nhất Khi Không Đạt Được Thỏa Thuận
Để chuẩn bị cho buổi đàm phán, BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) là một trong những khái niệm nền tảng được Roger Fisher và William Ury giới thiệu. Hiểu đơn giản, BATNA trả lời câu hỏi: “Nếu cuộc đàm phán không đi đến thỏa thuận, phương án tốt nhất tiếp theo của tôi là gì?”
Ảnh 1: BATNA là gì
Ví dụ, một ứng viên đã có sẵn một lời mời làm việc khác với mức lương và điều kiện phù hợp sẽ có nhiều lựa chọn hơn khi thương lượng với nhà tuyển dụng. Nếu đề nghị hiện tại không đáp ứng được kỳ vọng, ứng viên có thể cân nhắc lựa chọn công việc còn lại thay vì buộc phải chấp nhận. Ngược lại, nếu không có bất kỳ phương án thay thế nào, ứng viên có thể dễ rơi vào thế bị động và phải chấp nhận những điều kiện kém thuận lợi hơn.
Vì vậy, BATNA không chỉ là một phương án dự phòng. Một BATNA tốt giúp người đàm phán có thêm cơ sở để bảo vệ lợi ích của mình và chủ động quyết định có tiếp tục hay rời khỏi bàn đàm phán.
WATNA – Lường Trước Kịch Bản Xấu Nhất Khi Đàm Phán Thất Bại
Bên cạnh đó, WATNA (Worst Alternative To a Negotiated Agreement) giúp người đàm phán xác định kịch bản bất lợi nhất có thể xảy ra nếu không đạt được thỏa thuận.
Ảnh 2: WATNA là gì
Việc xác định WATNA là một bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị cho đàm phán, bởi nó giúp giảm tâm lý lo lắng và hạn chế những quyết định nhượng bộ mang tính cảm tính. Khi đã biết rõ “điều tệ nhất có thể xảy ra” và đánh giá được mức độ chấp nhận của mình, người đàm phán có thể bình tĩnh hơn khi đối mặt với bế tắc, thay vì vội vàng đồng ý với một đề nghị không phù hợp chỉ vì lo sợ một kịch bản chưa rõ ràng.
WAP – Xác Định Điểm Giới Hạn Trước Khi Ngồi Vào Bàn Đàm Phán
WAP (Walk-Away Point), còn được gọi là điểm giới hạn, là ngưỡng mà tại đó người đàm phán quyết định từ chối mọi đề nghị kém hơn và chuyển sang phương án BATNA thay vì tiếp tục thương lượng.
Ảnh 3: WAP là gì
Ví dụ, khi đàm phán mức lương, bạn có thể xác định trước rằng 70 triệu đồng/năm là mức thấp nhất có thể chấp nhận. Nếu doanh nghiệp chỉ có thể đưa ra mức 65 triệu đồng, bạn biết rằng đề nghị này đã vượt qua giới hạn của mình và có thể cân nhắc lựa chọn BATNA thay vì tiếp tục nhượng bộ.
Xác định WAP trước khi bước vào bàn đàm phán giúp bạn tránh đưa ra quyết định theo cảm xúc hoặc bị cuốn theo áp lực của cuộc thương lượng. Quan trọng hơn, bạn cũng không nên tiết lộ WAP cho đối phương, bởi đây là giới hạn giúp bạn biết khi nào nên tiếp tục thương lượng và khi nào nên dừng lại.
ZOPA – Xác Định Khoảng Có Thể Đạt Được Thỏa Thuận
ZOPA (Zone Of Possible Agreement) là vùng thỏa thuận khả thi, được hình thành từ phần giao nhau giữa điểm bảo lưu của hai bên. Đây là khoảng giá trị mà cả hai bên đều có khả năng chấp nhận, từ đó tạo điều kiện để hình thành một thỏa thuận.
Ảnh 4: ZOPA là gì
Ví dụ, một ứng viên sẵn sàng nhận mức lương từ 70.000 đến 80.000 USD/năm, trong khi doanh nghiệp có ngân sách từ 65.000 đến 75.000 USD/năm. Khoảng giao nhau từ 70.000 đến 75.000 USD chính là ZOPA, vùng mà một thỏa thuận có thể được thiết lập nếu các điều kiện khác cũng phù hợp.
Ngược lại, nếu điểm bảo lưu của hai bên không có phần giao nhau, ZOPA sẽ không tồn tại. Khi đó, không có mức thỏa thuận nào đồng thời đáp ứng giới hạn của cả hai bên. Trong trường hợp này, thay vì tiếp tục nhượng bộ không giới hạn, người đàm phán có thể cân nhắc dừng thương lượng và chuyển sang phương án BATNA.
Chuẩn Bị Cho Cuộc Đàm Phán Với 4 Thuật Ngữ Trọng Tâm
Giá trị của BATNA, WATNA, WAP và ZOPA không nằm ở việc hiểu từng khái niệm riêng lẻ, mà ở cách kết hợp chúng trong quá trình chuẩn bị trước khi đàm phán.
Trước tiên, hãy xác định BATNA và WATNA của chính mình. BATNA cho bạn biết lựa chọn tốt nhất nếu cuộc đàm phán không đi đến thỏa thuận, trong khi WATNA giúp bạn hình dung kịch bản bất lợi nhất có thể xảy ra. Hai yếu tố này giúp bạn đánh giá rõ hơn vị thế của mình và mức độ rủi ro nếu thương lượng thất bại.
Từ đó, bạn có thể xác định WAP, điểm giới hạn của mình. Đây là mức mà bạn không sẵn sàng nhượng bộ thêm. Biết rõ WAP trước khi đàm phán giúp bạn tránh đưa ra quyết định vội vàng chỉ vì áp lực hoặc cảm xúc tại thời điểm thương lượng.
Bước tiếp theo là tìm hiểu vị thế của đối phương. Bạn có thể thu thập thông tin để ước lượng BATNA và điểm giới hạn của họ. Dĩ nhiên, bạn khó có thể biết chính xác những thông tin này, nhưng một ước lượng có cơ sở vẫn hữu ích hơn nhiều so với việc bước vào cuộc đàm phán mà không có bất kỳ dự đoán nào về lợi ích và giới hạn của đối phương.
Cuối cùng, hãy xem xét ZOPA – vùng thỏa thuận khả thi. Bằng cách so sánh giới hạn của hai bên,và đánh giá xem liệu có tồn tại một khoảng mà cả hai đều có thể chấp nhận hay không.
Thay vì phản ứng theo cảm xúc trước từng đề nghị của đối phương bốn yếu tố này giúp doanh nghiệp có thể chủ động đánh giá tình huống và đưa ra quyết định dựa trên những gì đã chuẩn bị.
Nếu bạn hoặc đội ngũ của mình thường xuyên phải tham gia những cuộc đàm phán quan trọng nhưng chưa có một quy trình chuẩn bị bài bản, đội ngũ QUESTEDU luôn sẵn sàng trao đổi cụ thể hơn về cách chương trình này có thể được điều chỉnh phù hợp với bối cảnh công việc của bạn.
Nguồn tham khảo
Fisher, R. and Ury, W. (1991). Getting to yes : Negotiating agreement without giving in. Harmondsworth: Penguin Books.
